賃貸借契約の更新ドラフト作成をAIで自動化

賃貸借契約の更新業務では、既存契約の内容に加えて、管理表に記載された最新の契約条件や、過去に締結した覚書の内容を反映しながら、新たな契約書を作成するケースがあります。

特に店舗数や物件数が多い企業では、こうした更新業務が大量に発生し、Excelからの転記や過去資料の確認だけでも大きな負担になりがちです。

今回の法務AI研究所では、こうした定型的な契約更新業務を効率化するため、Excel上の契約条件と過去の覚書をもとに、更新契約書を自動作成する仕組みが紹介されました。

Excelの契約条件をひな形へ自動反映

今回作成された仕組みでは、あらかじめ契約書のひな形をAIに設定し、更新時に変更する項目をExcelの管理表から読み取って反映します。

たとえば契約期間や賃料、敷金など、物件ごとに異なる条件を取得し、契約書内の該当箇所へ自動で反映するイメージです。

さらに、過去に締結された覚書がある場合には、その内容も読み込み、変更された条件を抽出したうえで新しい契約書へ盛り込む方法が検討されました。

管理表から条件を確認し、過去の覚書を参照しながら契約書へ転記する作業は、一件ごとの難易度は高くなくても、件数が増えるほど大きな負荷になります。AIでドラフトのベースまで自動作成できれば、作業時間の削減に加え、転記ミスや反映漏れを減らす効果も期待できます。

研究会では、Excelなどに蓄積された構造化データと契約書のひな形を組み合わせ、定型的な契約作成業務をどこまで自動化できるかを検討しました。

また、一定のフォーマットで大量に発生する業務はAIと相性がよいのではないかという観点から、他の文書作成業務への応用可能性についても議論しました。

今後は、実際の契約書や管理表を用いながら、項目のマッピング精度や覚書内容の反映方法、書式を維持したままドラフトを生成する方法などを検証していく予定です。

法務AI研究所では、今回取り上げた研究テーマについて、今後も検証を重ねながら、セミナーやレポートなどを通じて発信していきます。

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